Kuidas korraldada meeldejääv meeskonnaüritus?

1. Meeskonnaürituse kavandamist alusta selge eesmärgiga

Iga edukas meeskonnaüritus algab vastusega lihtsale, aga tähtsale küsimusele: mida me nendelt päevadelt ootame?

Kui eesmärk on hägune, siis kipuvad tulemused samuti udused olema. Kui aga fookus on paigas, võib üks päev teises keskkonnas anda rohkem tulemust kui nädal koosolekuid.

Praktikas on meid külastanud meeskonnad...

... väga erinevate eesmärkidega. Mõned näited:

• Strateegiliste teemade arutelud – organisatsioonide võtmeisikud, kes on kasutanud meie ruume ja keskkonda oluliste prioriteetide ülevaatamiseks, ärimudeli või väärtuspakkumise arendamiseks.

• Teenuste arendus – tootearendustiimid, kes vajavad ideede genereerimiseks loovust soodustavat keskkonda.

• Aastalõpuüritus meeskonna tänamiseks või aasta alguse sündmus eesmärkide seadmiseks ja tegevusplaani kokkuleppimiseks.

• Meeskonnatunde tugevdamine – mõnikord tullaksegi lihtsalt koosolekute vaba päeva nautima, et taastada kontakt ja tähistada ühist pingutust.

Mõtle, kuidas meeskonnaürituse eesmärk osalejatele „maha müüa“

Tihtipeale teab juht selgelt, mis on väljakutse või võimalus, mida tuleb arutada, kuid sellest ei piisa – sama selgus ja tähendus peab jõudma ka ülejäänud tiimini.

Soovitame juhtidel ja korraldajatel esmalt vastata:

• Mis probleemi ma lahendame?

• Mis juhtub, kui me seda ei tee?

• Milline võiks olla ideaalne tulemus, kui see päev on edukas?

Tähenduse loomine ja selge kommunikatsioon suurendab meeskonna pühendumust ja kaasatust juba enne meeskonnaürituse algust. Inimesed ei taha lihtsalt tulla “ajurünnakule” – nad tahavad tunda, et nad aitavad lahendada midagi olulist ja et see protsess on hästi läbi mõeldud.

Kui eesmärk on ebaselge, siis…

…saame teid aidata. Kui meie tiim on moderaatorina kaasatud, viime tiimijuhiga eelnevalt läbi fookusintervjuu. Selle abil:

• kaardistame ootused,

• sõnastame päeva või iga sessiooni eesmärgi,

• kujundame selle terviklikuks päevakavaks (sh vabaajategevused).

Kui päevakavas on ajurünnak, kasutame oma spetsiaalseid metoodikaid, mis on välja töötatud loovuse ja tulemuslikkuse toetamiseks. Tulemuseks on selge fookusega, loov ja struktureeritud töö, kus kõik on kaasatud ning kus jõutakse otsusteni.

2. Valige keskkond, mis inspireerib

On lihtne öelda, et „keskkond loeb“, aga mõni koht ongi loodud loomiseks. RemoteNow Club ei ole lihtsalt elamusmajutus või seminarikeskus – see on meeskonnaürituse korraldamisekss loodud inspireeriv kompleks, mille igas detailis on tunda eesmärgipärasust.

Igal ruumil on oma kehakeel

Kui astud sisse mõnda klassikalisse seminariruumi – valge sein, ritta seatud toolid, projektor – siis see ruum ütleb sulle alateadlikult: mõtle formaalselt, mõtle konservatiivselt, ära eksperimenteeri.

Meie ruumid ütlevad midagi muud. Nad ütlevad:

• Luba endal mõelda teisiti.

• Proovi midagi uut.

• Loovus on siin oodatud, mitte kontrollitud.

• Aga, mis oleks kui…

6-meetrine klaassein, kott-toolid, kiiktoolid, tumbad, soe valgus, loomulik materjal. Kõik ruumis olev ütleb: siin võib eksida, siin võib lennata, siin võib avastada. Selline ruum ei oota formaalsust, vaid soodustab algatusi ja vaba mõtlemist.

Loodus, mis ei ohverda mugavust ja toetab loovust

Meie elamusmajutuse minimajad paiknevad rabajärve kaldal – aga see ei tähenda kompromisse, sest siin on mugav voodi ja kvaliteetne uni keset vaikust ja värsket õhku.

Otse metsa all kulgeb loovusrada – loovust toetav rada, mis on loodud koostöös ajuteadlase Jaan Aruga. Rada viib läbi looduse ja teadmiste – see on justkui väike aju sügamise matk, mis aitab mõista, kuidas loovus tekib ning kuidas seda toetada.

3. Planeeri meeskonnaüritusele tegevused, mis toetavad eesmärki

Kui eesmärk on paigas ja keskkond inspireerib, siis järgmine samm on tegevuste valik. Hästi läbimõeldud meeskonnaüritus ei ole lihtsalt ajurünnak koos lõõgastusega – see on rütmistatud kogemus, kus töö ja vaba aeg toetavad teineteist.

Mõtle rütmidena, mitte lihtsalt päevakavani

Kujunda päev kolme faasi järgi:

1. Häälestus ja ühendus – loovusrada, kohvihommik või kerge arutelu.

2. Sisulised arutelud või otsustamine – modereeritud tööseansid, ajurünnakud.

3. Ühine loomine või tähistamine – ühiskokkamine, lõkkeõhtu, raftimatk, saun või hoopis inspireeriva pereettevõtte külastus.

Aga see ei pea alati nii olema! Oleme võõrustanud meeskondi, kes alustavad päeva varahommikuse rabaekskursiooniga, et koguda värskust ning saada “pea selgeks” enne töist osa.

Seosta tegevus eesmärgiga

Mitte kõik ei taha raba- või raftimatkale – ja see on täiesti okei. Me pakume ka teisi elamusi:

• Muuda seminariruum privaatseks kodukinoks – meil on 4K projektor, 2 m ekraan ja Sony kodukinosüsteem.

• Ühiskokkamise töötuba või grilliõhtu – toob tiimi köögilaua ümber ja pakub võimalust koos luua midagi käegakatsutavat ja maitsvat.

• Inspireeriva pereettevõtte külastus - siin piirkonnas asuvad Eesti parim juustutootja, veinitootja ja siidritooja. Igal perel on oma lugu, mida nad heameelegaa jagavad.

4. Kaasa oma tiim juba varakult

Üks olulisemaid – ja sageli alahinnatud – samme meeskonnaürituse planeerimisel on meeskonna varajane kaasamine. Me ei räägi siinkohal logistika arutamisest või kalendrikutse saatmisest. Me räägime mõtteviisi ja tähenduse loomisest, mis käivitab tiimis loovuse ja koostöö juba enne, kui esimene kott-tool või loovusraja silt üldse nähtavale ilmub.

Loovus ja muutus ei käivitu vaakumis

Kui inimesed ei saa aru:

• miks on vaja midagi muuta,

• milline on see probleem, mida lahendatakse,

• ja millist tulevikku me tahame luua,

...siis ei ole loovusel kohta, kuhu maanduda. Tulemuseks on passiivne osalus ja turvaliste lahenduste pakkumine. Aga kui need kolm elementi on paigas – vajadus, kontekst ja visioon – siis:

• tiim käivitub kiiremini,

• inimesed tunnevad end vajalikuna,

• ja ideed lendavad kõrgemale ja kaugemale.

Praktilised sammud kaasamiseks

Siin on mõned soovitused, mida edukad tiimijuhid on kasutanud enne meeskonnaüritust:

• Jagage eelnevalt teema ja eesmärk: Väike arutelu koosolekul või isegi üks lihtne e-kiri, kus selgitatakse, miks me kokku tuleme, loob konteksti. Aga miks mitte saata hoopis videokutse? Inimlik, vahetu ja mõjus viis panna inimesed mõtlema juba enne kohtumist.

• Paluge igaühel tuua kaasa üks mõte või küsimus: See võib olla seotud teema, väljakutse või inspiratsiooniga.

• Jagage visiooni: Kirjeldage, mida tähendab „õnnestunud päev“. Kuidas te näete, et see üritus võiks aidata tiimi või organisatsiooni edasi?

5. Tee konkreetne päevakava (ja vajadusel kaasa moderaator)

Kvaliteetne meeskonnaüritus ei juhtu iseenesest – see vajab läbimõeldud struktuuri. Kui päev kulgeb „vaatame, mis saab“ rütmis, kipub tulemus samuti olema hajus. Aga kui ajaraam, tegevused ja eesmärgid on selged, saavad osalejad keskenduda sisule, mitte vormile.

Päevakava ei tähenda pingutust – see loob vabaduse

Hea päevakava:

• loob rütmi ja tempot,

• võimaldab osalejatel keskenduda,

• aitab hoida tasakaalu töö ja vaba aja vahel,

• ja tagab, et tulemused ei jää õhku rippuma.

Kui planeerid päeva, mõtle eelnevalt läbi:

• Millal on parim aeg fookustatud aruteluks?

• Millal on meeskond kõige energilisem?

• Kuidas taastuda intensiivsest sessioonist?

Üks oluline mõte päevakavasse veel

Ära aja päevakava liiga tihedaks. Me soovitame jätta sinna ka ruumi liikumiseks, lobisemiseks ja molutamiseks – näiteks Loovusraja mõne lõigu läbimiseks või järveäärseks jalutuskäiguks – sest ajasurve tapab loovuse.

Fookus olgu alati eesmärgil, mitte päevakaval. Hea juht jälgib meeskonna energiat, indu ja kaasatust – ja usaldab oma tiimi ja protsessi. Vahel viib tee tulemuseni teistmoodi kui plaanitud, aga see tee võib olla õigem.

Meil on olnud juhtumeid, kus ülikuumal suvepäeval tuli ajurünnak pooleli jätta ja minna hoopis ujuma. Inimesed said värskust ja rõõmu – ning jätkasid peale värskendust arutelu palju viljakamalt.

Ahjaa, meil ei ole kohvipause – siin ei pea ootama pausini, et nautida head jooki. Nagu me alati ütleme – hea kohv on inimõigus. Kohv ja cappuccino on saadaval 24/7.

Lifehack meie klientidelt: jalutuskoosolek Zoomi ja memoga

Üks meeskond kasutas geniaalset lahendust: nad kõik läksid jalutades koosolekule, ent hoidsid omavahel ühendust Zoomi kaudu. Üks inimene jäi seminariruumi ja koostas jooksvalt memo.

Tulemus?

• Kõik liikusid – see suurendas loovust ja keskendumisvõimet.

• Ideed ja otsused said kirja – keegi ei pidanud märkmete pärast muretsema.

Millal ja miks kutsuda moderaator?

Moderaatori kaasamine on eriti soovitatav siis, kui tahad juhina ise aktiivselt aruteludes kaasa töötada ega saa samal ajal hoida kogu päeva raami. Samuti tasub kaaluda välist partnerit, kui:

• päev on väga oluline ja tulemus peab kindlasti sündima;

• osalejate hulk on suurem ja kõigi kaasatus on tähtis;

• arutelu teemaks on „leierdatud“ küsimus, millega on juba korduvalt vaeva nähtud;

• soovid kasutada uusi, tõenduspõhiseid metoodikaid.

Mida silmas pidada moderaatori valikul?

• Kohtu enne mitme teenusepakkujaga. Kirjelda neile oma väljakutset ja palu neil teha ettepanek: millist metoodikat nad kasutaksid, millise päevakava nad kavandavad, millist tulemust nad aitavad saavutada.

• Lepi kokku rollid ja piirid. Kas moderaator:

• viib läbi ainult päeva?

• teeb ka kirjaliku kokkuvõtte?

• osaleb järelkohtumistel 3 või 6 kuu pärast?

• Tunne, et see inimene aitab sul mitte lihtsalt korraldada, vaid edasiviia.

Hea moderaator ei tee sündmusest „tema show’d“ – ta aitab sinul ja su tiimil jõuda parima võimaliku lahenduseni.

6. Looge järetegevuste plaan ja järgige seda

Lõpetage alati konkreetsete sammudega

Enne kui tiim laiali läheb, leppige kokku:

• Mis on järgmised sammud?

• Kes mille eest vastutab?

• Millal tehakse vahekokkuvõte?

Need kolm punkti loovad silla tulevikku – ja muudavad ürituse reaalseks käivitajaks, mitte lihtsalt meeldejäävaks päevaks.

Kirjalik kokkuvõte = kinnistus

Hea praktika on saata kirjalik kokkuvõte (või visuaalne infokokkuvõte) osalejate postkasti hiljemalt 7 päeva jooksul. See:

• kinnistab kokkulepped,

• tuletab meelde vastutused,

• loob professionaalse, süsteemse mulje kogu protsessist.

Kui kasutate moderaatorit, leppige varakult kokku, kas tema koostab kokkuvõtte, või jääb see sinu enda teha.

Meeskonnaürituse tegelik väärtus ei selgu alati samal päeval. Sageli avaldub selle mõju alles siis, kui ideed pannakse töösse ja kokkulepped realiseeruvad. See on koht, kus juht peab hoolitsema, et kõik seda ka märkaksid, et see päev muutis midagi. Tähistage edusamme, see loob eeldused järgmise sarnase sündmuse õnnestumiseks.

Lõppsõna

Tõeliselt hea meeskonnaüritus ei teki juhuslikult – see luuakse. Head ideed vajavad ruumi ja rütmi. Meie ülesanne RemoteNow Clubis on seda ruumi ja rütmi teile pakkuda – et heureka hetked saaks tekkida, loovus saaks lennata, meeskond saaks kasvada ja te jõuaksite sinna, kuhu teil päriselt on vaja minna. Korraldame täisteenused – arutelu metoodilisest juhtimisest kuni toitlustuse, vabaajategevuste ja majutuseni.

Küsi meeskonnaürituse PAKKUMINE